公文一般分採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」 一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。
我真的很怕收到「說明」段不清不楚的公文，所以我以前當公務員時，就會把說明段寫的很詳細，儘量使用明白曉暢、詞意清晰之文字，並把相關行政處分之法令依據註明清楚，俾利對方進行檢視及避免對方收到公文後還要打來詢問。以下係我收到過的錯誤樣態公文說明段內容，請參考。
- 請將下列資料納入定稿後，函送旨揭書件定稿本1式20份(均含光碟1張)，並依「OOOOOO作業規範」製作已塗銷個人資料光碟1張，送本單位備查：
- 定稿作業切結書。
- 本府106年12月01日OO字第OOOOOOOO號函附106年11月30日第78次審查會議會議紀錄。
上面的公文內容請業主檢附「切結書」和「會議紀錄」，不過卻沒有說明15份「切結書」是否都要正本？會議紀錄是否要隨附當天審查簡報？放置之位置是放附件或是封面之後？是不是有點惱人，我還得打去問機關承辦人員，他才說「切結書」均要正本，「會議紀錄」不用隨附審查簡報，上開2資料均放置於封面之後。如果當初承辦人在發文時寫清楚，我又何必再打電話打擾他呢？有時多用點心，就可以避免自己或別人的麻煩，不是很好嗎？
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